Digitalización de documentos
La digitalización de documentación es una herramienta básica en cualquier sector y empresa que desee ser competitiva
Auditoria inicial sin coste.
TD Intelligent les ofrece un porfolio de servicios adaptados a cualquier sociedad, antes de embarcarnos en un trabajo realizamos una auditoria inicial en la cual valoramos la implantación de proyecto, mejoras para la sociedad o rechazo de la implantación de digitalización de documentos.
Presentación de beneficios.Una vez comprobamos que vamos a conseguir mejoras reales y cuantificables a corto o medio plazo, le ofrecemos a nuestro cliente nuestra experiencia, equipo humano y tecnológico.
Debe tener encuenta que digitalizando su archivo podrá acceder a cualquier documento en cuestión de segundos, reducir espacios, tener su información completamente identificada y accesible entre otros beneficios.
¿Qué es la digitalización de documentos?
Entendemos por digitalización de documentos como el proceso de convertir un documento en formato físico en un formato digital. Este proceso se puede referir tanto a documentación como a otros medios analógicos como una cinta de video VHS, negativos, Super 8, etc. Cuando buscamos este servicio podemos encontrar diversas fuentes donde nos explican en que consiste, pero no todas estas fuentes explican realmente el proceso completo siendo indispensable realizarse una pregunta:
¿Realmente necesito todo lo que me ofrecen?
Hay que diferenciar los términos escaneado de documentos, conversión de documentos y accesibilidad de documentos, ya que en la mayoría de los casos no se requiere del proceso completo para satisfacer nuestras necesidades.
Si queremos asegurar una correcta digitalización para que realmente nos sea útil y rentable para nuestra empresa, hay que tener en cuenta que en función de las necesidades y uso que vayamos a dar a nuestros documentos una vez estén en un formato digital, necesitaremos realizar todos, o solamente una parte de los diferentes procesos que mencionamos en el párrafo anterior.
1. Escaneado del documento
Este proceso es el más básico y sencillo de todos, de aquí partirán el resto de procesos. Es uno de los métodos de digitalización, y se trata de realizar una imagen de nuestro documento independientemente del formato que tenga: documentos A4, recibos, planos de gran tamaño, tarjetas etc... Con este proceso obtendremos simplemente una imagen del documento original.
Pros
- Facilidad a la hora de realizar copias de seguridad de los documentos, evitando pérdidas de documentación importante.
- Garantiza la conservación, no sufrirá daños ni desgaste a lo largo del tiempo.
- Podemos distribuirlo de manera rápida sin tener que enviar copias físicas.
- Acceso simultaneo al documento por varios usuarios al mismo tiempo.
- Gestión de permisos, controlando quien puede acceder a los ficheros.
- Es la más rápida y económica a la hora de contratar el servicio.
- Reducción del espacio físico.
Uno de los factores que nosotros consideramos de más importancia a la hora de realizar la digitalización de nuestro archivo es la gran contribución al medio ambiente, reduciendo la contaminación ambiental generada por el uso diario del papel, que a pesar de los tiempos que vivimos con la transformación digital, sigue aumentando su uso en nuestro país.
- La accesibilidad es muy limitada, ya sea para personas discapacitadas o aplicaciones informáticas que necesiten consultar ese contenido.
- No podemos realizar búsquedas directas en los documentos.
- No podemos copiar el contenido de los documentos.
- En función del tipo de formato entregado, podríamos editar el contenido.
- Mejora en los tiempos de producción y acceso a la documentación.
- Podemos copiar, cortar y pegar el contenido de los documentos.
- Podemos realizar búsquedas directas en los documentos.
- Textos alternativos. Si nuestro documento contiene elementos que no puedan ser leídos por lectores de pantalla tales como imágenes o videos, deberemos introducir textos alternativos que describan el elemento en sí
- Idioma del contenido. Definir el idioma en el cual está escrito el documento, ayudará a los lectores de pantalla a configurar el idioma indicado.
- Contenido estructurado. Debemos estructurar bien el contenido mediante el uso de encabezados, índices, marcadores, enlaces, etc.
¿Cúando contratar una digitalización plana?
Esta digitalización sencilla es utilizada generalmente cuando queremos conservar un documento, pero no necesitamos realizar búsquedas directamente sobre el contenido del documento.
Tomando como ejemplo un caso práctico, digamos que somos un despacho de abogados, como bien sabremos la ley nos obliga a almacenar la documentación de nuestros clientes (expedientes, etc.) durante un periodo de tiempo, pero no tenemos la necesidad de consultar directamente la información que contiene.
Esto no quiere decir que luego no podamos identificar los documentos. Siguiendo este mismo caso práctico, podríamos identificar cada expediente de nuestros clientes por un código asignado en el nombre del fichero. Ej, expediente_tdintelligent.jpg, de manera que si vamos a nuestro directorio de documentos digitalizados y buscamos “tdintelligent” nos aparecerán todos los documentos relacionados a esta empresa.
2. Conversión de documentos
Una vez disponemos de nuestro documento en formato digital (imagen), el siguiente proceso es convertir dicha imagen a texto mediante un software de reconocimiento óptico de caracteres ROC o más conocido por OCR (Optical Character Recognition en inglés).
Al pasar la imagen por un software de este tipo se identificarán automáticamente los diferentes símbolos y/o caracteres para ser almacenados en un documento de texto indiferentemente del formato final, que puede ser entregado al cliente en un documento de texto plano, de texto enriquecido (Ej. Microsoft Word), PDF, etc.
Pros
Partiendo de las ventajas ya indicadas en una digitalización plana, habría que sumarle los siguientes beneficios:
¿Cúando contratar una digitalización con conversión OCR?
Este tipo de digitalización es realmente útil cuando trabajamos con documentación viva o documentación en la cual queremos realizar búsquedas en el propio contenido. Por ejemplo queremos digitalizar una serie de facturas, para posteriormente poder buscar cuales de ellas contienen X producto que ofrecemos, al realizar la búsqueda devolverá todos los documentos donde contenga ese producto.
3. Accesibilidad de documentos
Este último punto trata de que los documentos que hayamos digitalizado sean accesibles por todo el mundo facilitando la lectura a personas con alguna discapacidad. Algunos puntos clave a la hora de hacer un documento accesible serían:
¿Cúando hacer accesibles nuestros documentos?
En caso de que nuestra documentación vaya a ser consultada por personas con alguna discapacidad, que seamos una entidad pública, fundaciones etc, sería recomendable hacer accesibles los documentos, de manera que cualquier empleado, cliente o usuario pueda entender correctamente dicha documentación.
Instalaciones y know how.
En nuestras instalaciones disponemos de escáner de alta y media producción con los cuales podemos realizar trabajos con una efectividad sorprendente, siempre contando con nuestro personal altamente cualificado y en continua formación con las nuevas tecnologías de gestión documental.
Digitalización en su oficina.Estamos en continua mejora, por este motivo y debido a la demanda que estamos recibiendo por parte de nuestros clientes hemos implantado un nuevo sistema de digitalización in-situ de documentos. Su información no sale de sus instalaciones en ningún momento, creando una relación de confianza con la cual es muy sencillo trabajar
Preguntas
Frecuentes
Cuáles son las dudas que nos surgen a la hora de innovar en la digitalización de documentos, en caso de no resolver las cuestiones que se presentan estaremos encantados de poder ayudarle te atenderemos de inmediato.
1 - ¿En qué consiste la digitalización de documentos?
Técnicamente es pasar un formato físico de papel a uno digital metadato o imagen.
2 - ¿Cuales son los beneficios que puedo obtener en la digitalización de mis documentos?
Las ventajas que podemos obtener a la hora de digitalizar nuestro archivo u oficina son
muchas pero vamos a destacar las más importantes:
- Puedes acceder desde cualquier sitio donde te encuentres a tu archivo.
- Reducción de espacio físico.
- Desgate de información por el paso del tiempo.
- Agilidad en la búsqueda de documentación
- Reducción de personal administrativo.
- Control de acceso del personal.
- Seguimiento de trazabilidad
- Reducción de gasto en impresiones, tóner, etc.
3 -¿Los servicios de digitalización de documentos son asequibles para todos los bolsillos?
La digitalización de documentos no es un gasto sino una inversión que empiezas a recuperar desde el primer momento, además se puede medir, reduces gasto de todo tipo, administrativos, de búsqueda de documentos, de espacio, de calidad de servicio entre otros. Podemos asegurar que en el primer año ya esta amortizada la inversión.
4 - Soy autónomo o tengo una micropyme ¿me interesaría digitalizar mi negocio?
La digitalización de cualquier actividad independientemente de lo grande o pequeña que sea interesa a cualquier negocio, ya que optimizas recursos de todo tipo como por ejemplo: tiempo, búsquedas, organización, profesionalización, acceso… ¡NO te arrepentirás!
5 - ¿Tenemos algún beneficio si digitalizamos un archivo histórico?
Digitalizando un archivo histórico conseguimos la conservación del mismo, según el tipo de necesidad de cada cliente te puedes beneficiar en llegar a más personas de forma telemática, reducir espacio físico, acceder a la información de una forma rápida y sencilla.
6 - ¿Todas las empresas se pueden digitalizar?
Cualquier empresa o institución se puede beneficiar de la digitalización de sus documentos consiguiendo ser más productivos invirtiendo menos recursos, en consecuencia generar mayores beneficios.
7 - ¿Se puede digitalizar cualquier documento?
Se pueden digitalizar cualquier tipo de documento en cualquier formato y calidad de papel, pero debe tenerse encuenta que las letras tienen que estar legibles para que sea efectivo.
8 - Como particular ¿me puede interesar la digitalización?
Por supuesto que sí, pero antes de embarque en este tipo de proyecto te recomendamos que hables con un asesor por si realmente te interesa. Llámanos te asesoramos sin compromiso.
9 - Puedes realizar una digitalización por OCR. Digitalización inteligente.
Este proceso consta en pasar de un formato físico a un formato digital en el cual se generan metadatos (lee el texto escrito a máquina). Con esta acción puedes buscar un dato por ejemplo: un número de expediente dentro de miles de documentos rápidamente, seleccionara los archivos que contengan esa información.
10 - ¿Cuándo puedo destruir mis documentos?
Una vez digitalizado tu archivo debes hablar con tu asesor legal para que te informe de que periodo legal es el que debes disponer de tus documentos físicos, cuando cumpla este vencimiento los debes destruir.
Rellene el formulario, le llamaremos de inmediato
